Zbaľ

Politika ochrany osobných údajov Grupy Topex Sp. z o.o. Sp.k.

Nasledujúci dokument predstavuje spôsob spracovania osobných údajov skupinou Grupa Topex Sp. z o.o. Sp. k.

Prevádzkovateľom osobných údajov je Grupa Topex Sp. z o.o. Sp.k. so sídlom vo Varšave, ul. Pograniczna 2/4, 02-285 Varšava.

Naša spoločnosť zaviedla príslušné postupy a technické riešenia, v súlade s ustanoveniami o ochrane osobných údajov platnými v Európskej únii a Poľskej republike. Používané bezpečnostné postupy a technické a fyzické obmedzenia majú za cieľ chrániť nami spracovávané osobné údaje pred prístupom neoprávnených osôb, ich stratou, modifikáciou a neoprávneným sprístupnením.

 

Právny základ pre spracovanie osobných údajov

Osobné údaje spracovávame, pretože:

- ich potrebujeme na splnenie našej právnej povinnosti,

- ich potrebujeme na účely vyplývajúce z oprávnených záujmov,

- získali sme súhlas od dotknutých osôb.

 

Osobné údaje zákazníkov.

Osobné údaje našich klientov, v závislosti toho, ako s nami komunikujú, od druhu uzavretej zmluvy a subjektu nadväzujúceho spoluprácu, môžeme spracúvať v nasledujúcom rozsahu:

- údaje získané od klientov: meno a priezvisko, telefónne číslo, e-mailová adresa, adresa bydliska, DIČ, údaje o spoločnosti, číslo bankového účtu.

- automaticky získané údaje: adresa internetového protokolu (IP) používaná na pripojenie počítača na internet, informácie o počítači a spojení, napríklad typ prehliadača a jeho verzia, typy a verzie plug-inov do prehliadačov, operačný systém, súbory cookie, súbory Flash cookie (známe aj ako Flash Local Shared Objects), informácie o prehliadaní, vrátane času odozvy strany, chýb sťahovania, dĺžky návštevy na niektorých stránkach, informácií o interakcii stránky (ako rolovanie, kliknutia a posúvanie kurzora myši), údaje o zariadení

pripájajúcom sa k našej bezdrôtovej sieti a metódach používaných na prehliadanie stránky

 

Údaje našich klientov sú spracúvané na účely:

- realizácie procesu predaja produktov, ktoré ponúkame,

- umožnenia kontaktu s nami a oboznámenia sa s našou ponukou,

- plnenia zmluvy, ktorá bola predtým uzavretá s klientom,

- umožnenia klientovi, aby používal našu internetovú stránku,

- monitorovania činnosti na našej internetovej stránke pomocou súborov cookie a iných analytických nástrojov,

- poskytovania informácií o produktoch, v súlade so záujmami a potrebami návštevníkov našej internetovej stránky pomocou profilovania na základe údajov klienta vrátane súborov cookie a pomocou analytických nástrojov,

- uskutočňovania výskumov a štatistických analýz z hľadiska funkčnosti webových stránok a zlepšenia ich fungovania,

- vymáhania pohľadávok, vedenia súdnych, arbitrážnych a mediačných konaní,

- dodržiavania právnych a regulačných požiadaviek,

- uskutočňovania prieskumov trhu, prieskumov spokojnosti zákazníkov a kontroly kvality, priameho marketingu a propagácie (len na základe získaných súhlasov).

 

Čas spracovania osobných údajov klientov závisí od účelu spracovania a môže to byť:

- V prípade spracovania údajov na základe zmluvy, počas trvania jej platnosti a obdobia premlčania prípadných pohľadávok.

- V prípade vyjadrenia súhlasu dotknutej osoby až do jeho zrušenia.

- Údaje spracúvané v rámci sledovania právne odôvodneného záujmu Grupy Topex Sp. z o.o. Sp.k. počas jeho trvania.

- V prípade spracovania údajov na účely priameho marketingu na neobmedzený čas, až do podania námietky dotknutou osobou.

- Údaje spracúvané v dôsledku právnych záväzkov Grupy Topex Sp. z o.o. Sp.k. v časovom období vyplývajúcom z príslušných ustanovení.

 

Osobné údaje dodávateľov.

Pre správne fungovanie našej spoločnosti pri každodennej prevádzke využívame služby a produkty našich dodávateľov. To si vyžaduje spracovanie osobných údajov vlastníkov firiem a ich zamestnancov.

 

Údaje dodávateľov spracúvame v rozsahu: meno a priezvisko, e-mailová adresa, telefónne číslo, obchodná adresa, DIČ, číslo bankového účtu, registračné údaje.

 

Údaje našich dodávateľov spracúvame s cieľom:

- Oboznámenia sa s ponukou dodávateľa.

Uzatvorenia zmluvy o spolupráci.

Komunikácie v rámci vzájomnej spolupráce.

Vedenia účtovníctva našej spoločnosti.

Dodržiavania právnych a regulačných požiadaviek.

 

Čas spracúvania osobných údajov našich dodávateľov v závislosti od druhu dokumentu predstavuje:

- Údaje zahrnuté v ponuke počas obdobia 60 dní.

Zmluvy počas obdobia platnosti a po ukončení spolupráce počas obdobia trvania pohľadávok.

Finančné dokumenty počas obdobia 5 kalendárnych rokov, okrem prípadov, kedy sú údaje potrebné na vykonávanie kontrolnej činnosti, súvisia s iným fakturačným obdobím, prípadne sú požadované na zdokumentovanie prípadných pohľadávok.

 

Osobné údaje zamestnancov Grupy Topex Sp. z o.o. Sp.k.

Osobné údaje našich zamestnancov spracúvame v rozsahu, ktorý nám umožňuje zákon: meno (mená) a priezvisko, mená rodičov, dátum narodenia, miesto trvalého pobytu (korešpondenčná adresa), rodné číslo, DIČ, vzdelanie, priebeh predchádzajúcich zamestnaní, mená a priezviská a dátumy narodenia detí zamestnanca, ak sú takéto údaje potrebné z dôvodu využívania zamestnancom osobitných oprávnení ustanovených v pracovnom práve, fotografia, číslo bankového účtu.

 

Údaje našich pracovníkov spracúvame s cieľom:

- Dodržiavania právnych a regulačných povinností.

- Zaručenia bezpečnosti v našej spoločnosti.

- S cieľom sprístupnenia informačných systémov spoločnosti.

- Záznamov pracovného času, ktoré umožňujú správne určenie odmeny zamestnanca a iných plnení súvisiacich s prácou.

 

Čas spracúvania osobných údajov je upravený zákonom a dĺžkou platnosti zmluvy so zamestnancom a je nasledovný:

- Osobné údaje počas obdobia 50 rokov odo dňa ukončenia pracovného pomeru.

- Mzdová dokumentácia počas obdobia 50 rokov odo dňa jej vytvorenia.

- Dokumenty zamestnancov zamestnaných na základe občianskoprávnych zmlúv počas obdobia požadovaného prístupu k týmto informáciám, ktoré vyplýva z právnych predpisov (napr. dôchodkových, daňových), a to minimálne 5 rokov.

- V prípade vyjadrenia súhlasu zamestnanca až do jeho zrušenia.

* Ochrany mobilných zariadení pred prístupom neoprávnených osôb k údajom, ktoré sú v nich zhromažďované, v prípade ich straty.

 

Údaje kandidátov na prácu v skupine Grupa Topex Sp. z o.o. Sp.k.

Pri prijímaní nových zamestnancov alebo prijímaní žiadostí o prácu v našej spoločnosti spracúvame osobné údaje kandidátov.

Predložený rozsah osobných údajov je v súlade so zákonom alebo nám bol dobrovoľne sprístupnený kandidátom: meno (mená) a priezvisko, dátum narodenia; miesto trvalého bydliska (korešpondenčná adresa); vzdelanie, priebeh predchádzajúcich zamestnaní, e-mailová adresa, telefónne číslo, fotografia.

Tieto údaje spracúvame s cieľom vykonávania procesu prijímania nových zamestnancov do našej spoločnosti.

 

Údaje spracúvame na základe súhlasov kandidáta:

- Počas vykonávania náboru na pozíciu uvedenú v ponuke.

- Na potreby budúcich náborov na iné pozície do okamihu stiahnutia súhlasu dotknutou osobou, najneskôr do 12 mesiacov od okamihu predloženia žiadosti kandidátom.

 

Osobné údaje bývalých zamestnancov Grupy Topex Sp. z o.o. Sp. k.

Vzhľadom na právne požiadavky spracúvame v archívnej forme aj osobné údaje našich bývalých zamestnancov.

Rozsah údajov a čas ich spracúvania je zhodný s tými, ktoré boli spracúvané počas zamestnania.

Uchovávanie týchto údajov nám slúži na zdokumentovanie histórie zamestnania na potreby bývalých zamestnancov a ako dôkazné dokumenty v prípade kontroly štátnych úradov (napr. Sociálna poisťovňa, Daňový úrad).

 

Práva dotknutých osôb.

Dotknutým osobám prináleží právo súvisiace s ochranou osobných údajov, umožňujúce:

- Získanie informácií o spracúvaných osobných údajoch.

- Prístup k spracúvaných osobným údajom.

- Opravenie alebo doplnenie všetkých nekompletných alebo nepresných informácií, ktoré sú spracúvané.

- Vymazanie osobných údajov v odôvodnených prípadoch čiže právo byť zabudnutý, odstránenie údajov, keď už neexistuje platný dôvod pokračovať v ich spracúvaní alebo bol stiahnutý súhlas.

- Prenos údajov čiže získanie údajov a ich opätovné využitie na iné účely a u iného prevádzkovateľa.

- Odpor voči spracovaniu osobných údajov, ak neexistuje žiadny platný dôvod.

- Ochrana pred automatickým rozhodovaním a profilovaním.

 

Kontakt vo veciach týkajúcich sa spracúvania osobných údajov

Otázky súvisiace so spracúvaním osobných údajov našou spoločnosťou a s tým súvisiacimi právami dotknutých osôb možno získať od úradníka pre ochranu osobných údajov, ktorého možno kontaktovať na e-mailovej adrese: iodo@grupatopex.com.

 

Získavanie osobných údajov

V rámci svojej činnosti Grupa Topex Sp. z o.o. Sp.k. spolupracuje s externými dodávateľmi, ktorí nám poskytujú podporu pri realizácii úloh potrebných pre fungovanie spoločnosti. Na tento účel môžeme zveriť osobné údaje externým subjektom - napríklad: zamestnanecký portál, údržba softvéru, elektronická pošta, kuriérske služby, správa databáz, spracovanie platieb, dodávatelia komunikačných nástrojov, dodávatelia informatických systémov (účtovného, CRM, ERP, SFA, obsluha vozového parku), skartovanie dokumentov. V prípade využívania externých služieb dodávateľov sú zverejnené len osobné údaje, ktoré sú potrebné na realizáciu služby. Dodávatelia Grupy Topex Sp. z o.o. Sp.k. sú povinní zaručiť príslušný stupeň ochrany údajov a splnenia požiadaviek platného práva týkajúceho sa ochrany osobných údajov. Externí poskytovatelia služieb sú viazaní doložkou mlčanlivosti a nemôžu používať zverené osobné údaje na iné účely ako tie, ktoré sú uvedené v zmluve s našou spoločnosťou.

 

Uisťujeme vás, že nesprístupňujeme osobné údaje tretím stranám, okrem prípadov, kedy sme povinní tak urobiť zo zákona, napríklad mocou súdneho rozsudku, s cieľom zabrániť podvodom alebo iným priestupkom a na základe dobrovoľného súhlasu dotknutej osoby.

 

Vyhlasujeme, že neposkytujeme osobné údaje mimo Európskeho hospodárskeho priestoru.

 

Vyhlasujeme, že naše automatické spracovanie údajov v rámci využívania nami sprístupňovaných a používaných služieb a nástrojov slúžiacich na obsluhu našich klientov (vrátane profilovania) nespôsobuje dotknutým osobám žiadne právne následky a zásadne neovplyvňuje ich situáciu.

 

Správa súborov cookie

Ak používateľ nechce dostávať súbory cookie, môže zmeniť nastavenia prehliadača. Upozorňujeme, že zablokovanie súborov cookie potrebných na autentifikačné procesy, zabezpečenie, zachovanie používateľských preferencií môže brániť, a v extrémnych prípadoch môže znemožniť používanie webových stránok.

 

Ak chcete spravovať nastavenia súborov cookie, je potrebné možnosti cookie nakonfigurovať vo svojom prehliadači. Súbory cookie možno odstrániť aj ručne vymazaním histórie prehliadaných stránok v menu prehliadača

 

Autorské práva

Všetky fotografie, grafy, texty, prezentácie a iné hodnoty chránené zákonom umiestnené na našich internetových stránkach a firemných materiáloch sú chránené autorským právom. Akékoľvek ich kopírovanie, spracúvanie, úprava a využívanie bez súhlasu majiteľa autorských práv je zakázané. Všetky označenia produktov prezentovaných na našich internetových stránkach sú registrované ochranné známky, ich používanie bez súhlasu oprávnených osôb je zakázané.

 

Piotr Potowski – predseda predstavenstva

 

Inez Kulpińska – člen predstavenstva

 

Varšava, 24.05.2018